Como realizar uma reunião bem sucedida

Realizar uma reunião bem sucedida como forma de gerenciar melhor a sua empresa, é uma maneira eficaz de evoluir consistentemente em qualquer área profissional.Ser membro de uma sociedade ou grupo,  nos leva entender que, hipoteticamente não podemos atingir metas por meios complexos, sozinhos.No entanto, as reuniões são encaradas com mero desdém pela maioria das pessoas empregadas.Isto ocorre devido ao tempo desperdiçado com esta ferramenta de gerenciamento, principalmente quando não são bem planejadas.

Quando usamos as reuniões de forma eficiente, economizamos tempo, energia, dinheiro, material, e esforço humano.Entenda como realizar uma reunião bem sucedida na sua empresa.

Saiba quando solicitar uma reunião

Exemplificamos algumas questões  que requerem uma tomada de decisão de grupo.

• Quando não há um processo criativo satisfatório.
• Quando a solução envolve mais de um setor.
• Quando há uma nova regra, ou compreensão a ser aceita por mais de uma pessoa.
• Quando há a necessidade de uma gama maior de conhecimento para a resolução de um problema.
• Quando o gerente deseja que seus subordinados se sintam parte de um processo democrático para elevar a sua confiança.
• Quando há uma uma questão de risco a ser solucionada.
• Quando o grupo é responsável pela decisão.
• Quando o líder precisa da opinião de seus subordinados para chegar a uma conclusão ou tomar uma decisão.

Prepare-se como líder do grupo

O líder do grupo poderá  preparar os funcionários para uma reunião.As funções que deverão ser exercidas pelo líder são:

• Preparar uma pauta para a reunião.
• Cuidar para que todos do grupo recebam cópias da pauta.
• Verificar se a sala de reuniões está disponível.
• Fornecer os materiais necessários para a compreensão do assunto a ser tratado.
• Estabelecer um horário.
• Fazer uma leitura prévia da pauta com o grupo.
• Estabelecer uma sequência de assuntos a serem tratados para que não se perca o foco, e se poupe tempo.
• Ouvir com atenção.
• Cuidar para que não haja um só membro no comando.
• Estimular a opinião conjunta.
• Observar a linguagem corporal dos membros.
• Concluir a reunião com um resumo e anunciar o próximo passo.

Como dever ser a pauta de uma reunião

Siga este exemplo para criar uma pauta de reunião eficiente, clara e objetiva.

Para: (Nome do membro do grupo)

De: (Nome do líder do grupo)

Referência: (Tema)

Data:

Pauta:

Exemplo:

Solicitamos a presença do grupo para estabelecer critérios de seleção de vendedores de hardware e software.

Assuntos

Passaremos por três etapas para atingir o nosso propósito.

1. Brainstorming dos critérios (das 2 às 2:30)
2. Discussão/ avaliação dos critérios (das 2:30 às 3:15)
3. Seleção dos critérios (das 3:15 às 3:30)

Foi conversado com o pessoal do departamento e solicitado que trouxessem as necessidades em hardware e software por escrito para darmos início a esta reunião.

Para animar as discussões em grupo disponha um ambiente agradável, calmo e tranquilo.Escolha um bom horário, nunca depois do almoço ou no fim do dia, quando todos estão cansados e afoitos para voltarem para casa.Ofereça um suco ou lanche leve antes do almoço.

desejamos sucesso na sua administração.