Como montar um escritório virtual

O escritório virtual ou escritório compartilhado, é um tipo de negócio em crescimento no país. Há empresas que atuam no ramo desde 1995 e apresentam constante crescimento. O maior atrativo é a redução de custo, praticidade e excelente estrutura.Para montar um escritório virtual é necessário pesquisar o mercado da região e as condições de investimento.

As cidades com grande número de habitantes são as mais indicadas para se montar este tipo de negócio.

O que é um escritório virtual

O escritório virtual é um ambiente onde os empresários podem marcar para receber telefonemas, e-mails, serviços de correio e atender clientes, sem terem que arcar com o custo total do aluguel, secretária, telefone, móveis e internet. Os dias e os meses a serem locados é combinado entre o escritório e a empresa, e varia muito, não é exigido um prazo mínimo ou avalista.

Este tipo de serviço é  muito procurado por empresas que atuam de forma sazonal no mercado, ou profissionais que preferem não ter que se preocupar com a administração de um escritório completo e seus custos.

Como montar um escritório virtual

Um escritório virtual pode ser compartilhado por diversas empresas relacionadas a diversas áreas. É possível alugar uma sala de escritório montada por dia ou por mês. Alguns desses escritórios ainda oferecem sala de reunião, espaço para cursos  e palestras.

Algumas empresas interessadas em expandir para outras cidades, utilizam os escritórios virtuais por permitirem agilidade em suas operações.

Mercado

O mercado para este tipo de ambiente vem crescendo consistentemente. As empresas que iniciaram a anos atrás evoluíram, aumentaram sua infraestrutura e estão pensando em investir no modelo de franquias como forma de expansão. No Brasil, segundo dados analíticos da rede publicitária do Google, Adwords, a busca por “escritório virtual em SP” chega a 22 mil mensais.

Como funciona

Os interessados em locar uma sala contam com o auxílio de um software capaz de gravar o nome da empresa e a sua especialidade. Assim, quando um cliente liga para o número do telefone fornecido especificamente  para esta empresa, a secretária recebe as informações que devem ser fornecidas  ao cliente. Ela anota recados e envia e-mails.

Cada empresa recebe um número de telefone exclusivo para contato. Os serviços de copeira e faxineira são oferecidos pela locadora do escritório.

Vantagens do negócio

Devido à grande procura por este tipo de serviço, o escritório está sempre alugado, as despesas com telefone e internet recebem descontos por conta do volume de linhas e consumo de rede. Conforme os negócios dos clientes evolui, eles alugam mais horas e mais salas.

Investimento

Este tipo de investimento varia muito considerando a região onde deverá ser montado o escritório, e o plano de negócio. Estima-se que o custo para se montar uma empresa como a de escritório virtual não seja menor que 30 mil reais, contando com reforma do ambiente e compra de móveis, este valor poderá chegar a até 50 mil reais de custos.

Localização e estrutura

Para que o negócio dê certo cuide para que a localização do escritório seja em um ponto estratégico, de fácil acesso e com estacionamento.  O local deverá ser mobiliado com mesas de escritório, assentos, computadores com internet, telefone e copa. Os banheiros devem ser individuais, um feminino e um masculino.

O que a empresa oferece

A empresa que aluga o escritório virtual oferece as seguintes qualidades:

• Ambiente profissional de trabalho
• Praticidade
• Atendimento aos clientes
• Conforto e segurança
• Domicílio comercial e fiscal
• Economia
• Funcionalidade
• Equipe qualificada
• Infraestrutura
• Localização privilegiada
• Redução de custos em até 80%
• Serviços de secretariado e suporte administrativo

Onde anunciar

Esse tipo de empresa poderá alcançar resultados significativos através de publicidade em jornais, revistas e internet. Na internet é possível locar e fazer reservas através do próprio site da empresa. os meios de divulgação na internet também são mais baratos e muito mais acessíveis ao público interessado em alugar este tipo de escritório.

Abertura da empresa

Para abrir a sua empresa de escritório virtual ou escritório compartilhado, procure um profissional em Ciências Contábeis, ele saberá quais deverão ser as medidas necessárias para a abertura da sua empresa, como, registros municipais e federais, e legislação fiscal.