O modelo de gerenciamento de projetos para empresas foi adaptado para que seus projetos pudessem ser concluídos com qualidade, segurança e no prazo estipulado para a satisfação do cliente.Utiliza-se um modelo de gerenciamento de projetos para qualquer tipo de trabalho que exija eficiência, disciplina e risco mínimo, a fim de evitar o fracasso.Um exemplo da necessidade de um gerenciamento de projetos foi muito bem colocado pelo palestrante Pedro C Ribeiro, quando relacionou em seu livro “Lições do Titanic sobre Riscos e Crises”, um conjunto de eventos que contribuíram para o naufrágio do navio.Segundo Pedro C Ribeiro relata em seu livro, as crises em projetos não acontecem por acaso e todas podem ser evitadas.
O que é Gerenciamento?
Todos temos por hábito ou necessidade, a capacidade de gerenciar pequenas tarefas diárias, formal ou informalmente.Entendemos que alguns trabalhos necessitam de conclusões satisfatórias para que possamos colher seus benefícios, por isso intencionalmente temos a tendência a planejar, calcular e estruturar um esquema que reúna uma seleção de eventos que resultarão no sucesso do nosso trabalho.
Uma simples dona de casa possui um gerenciamento de tarefas intencional que a leva a cumprir seus deveres de forma a concluir com êxito o trabalho de alimentar seus filhos e levá-los à escola dentro do prazo estipulado.Ela calcula os riscos e danos de uma possível mudança de planos e seleciona opções que a mantenham no percurso iniciado, como, telefones e contatos auxiliares.Ao chegar no trabalho esta dona de casa estará por um esquema de gerenciamento maior, no qual os riscos e crises já não deverão ser previstos por ela mesma, além daqueles envolvidos na sua própria obrigação de serviços.
Esta dona de casa atua em uma das áreas gerenciadas pelo administrador da empresa, ela deverá recorrer ao responsável pela sua área em caso de crises e problemas.Este operador responsável responderá de acordo com as normas estipuladas pelo gerenciamento de projetos que, prevê riscos e crises, e atenderá de acordo com as especificações designadas.
De acordo com este exemplo entendemos que, o gerenciamento de projetos permite que o administrador possa antever problemas e designar soluções práticas para que os responsáveis atuem de forma rápida e conclusiva, sem comprometer a empresa.
Quais são os setores que necessitam de gerenciamento de projetos?
Praticamente todos os setores de uma empresa necessitam de um gerenciamento de projetos, são eles:
- Marketing: Produção, desenvolvimento, produto, distribuição, comunicação.
- Recursos Humanos: Salário, contratação, integração, treinamento e desenvolvimento.
- Finanças: Arquivamento de notas fiscais, boletos de cobrança, pagamento, faturamento, contas e cobranças.
- Operacional: Controle de matéria, estoque, envio de relatórios, controle de máquinas e equipamentos, controle dos funcionários da produção.
Dicas para obter um plano de gerenciamento
- Defina um escopo enxuto: O escopo determina o propósito do projeto.Projetos intermináveis são cansativos e desestimulantes, portanto defina escopos com prazos eficientes porém mais curtos.Assim o projeto se firmará por pequenas vitórias.Se houver a necessidade de mudanças no escopo devido a fatores determinantes como variação cambial, realize.Esta prática é muito comum e muitas vezes necessária.
- Crie uma equipe pequena: Ao criar uma equipe para um projeto, determine que cada pessoa cumpra uma função correspondente, caso haja a necessidade de alguns membros da equipe terminar com duas funções pequenas, prefira esta opção, a, opção de ter que integrar uma nova pessoa à equipe.
- Exija comprometimento: Ao determinar um projeto, todos os setores devem estar igualmente comprometidos para que o prazo estipulado possa ser cumprido.Um setor mais lento ou inadequado pode acabar atrasando todo o processo de execução.
- Crie um comitê de avaliação: Estabeleça que alguns de seus membros possam cuidar de avaliar o andamento do projeto a fim de eliminar obstáculos que por ventura emperrem o bom funcionamento do projeto.O comitê deverá se reunir a cada 15 dias para discutir eventuais problemas.
- Evite o estresse dos funcionários: Funcionário eficiente é o funcionário feliz.Evite portanto sobrecarregar seus funcionários com horas extras, trabalho sob pressão ou acúmulo de tarefas.
- Utilize softwares internos: Atualize a sua equipe à modernidade dos softwares favorecendo que possam utilizar de programas de computador para designar o gerenciamento do projeto.
- Não aceite o bom jeitinho brasileiro: Esqueça o jeitinho brasileiro que vive de tapar buracos.Execute o seu trabalho de acordo com o pedido do cliente.
- Reconheça o trabalho de seus funcionários: Reconheça o esforço de todos os envolvidos na execução do projeto e ofereça uma compensação simples como recompensa.
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